Adjoint administratif/adjointe administrative de direction 6410

Description de l’offre d’emploi

Important : 

Pour Postuler, suivre le lien svp (ne pas envoyer de courriel à Paul Robert puisqu’il n’est pas l’employeur):

Vous pouvez postuler à cet emploi seulement si :

    1.Vous êtes un citoyen canadien, un résident permanent ou un résident temporaire du Canada.

    2.Vous détenez un permis de travail canadien valide.

Si vous n’êtes pas autorisé à travailler au Canada, ne postulez pas. L’employeur ne répondra pas à votre candidature. 

Description de l’offre

Relevant de la directrice de l’innovation et de l’intelligence juridique et judiciaire, la personne titulaire du poste est responsable d’assurer un soutien administratif à l’ensemble des directions de la Société. Elle doit notamment :

Produire et vérifier la facturation, les réclamations de débours ainsi que les bons de commandes ;
Récupérer et distribuer le courrier postal, expédier et récupérer les colis et les envois par messager;
Rédiger la correspondance courante, les courriels, les lettres destinées aux clients et les notes de service internes ;
Collaborer à la préparation, à l’organisation et à la tenue de divers comités, réunions et événements, incluant ceux en lien avec le Centre de formation ;
Organiser les déplacements et les réservations nécessaires ainsi que les inscriptions des employés à des formations ou des événements extérieurs ;
Planifier l’horaire des réunions de la direction, convoquer les membres, préparer l’ordre du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des dossiers ;
Maintenir à jour un système de classement des dossiers et fournir un soutien pour la gestion des dossiers électroniques ;
Créer et mettre à jour divers documents, fichiers, tableaux Excel, rapports et registres de statistiques ;
Compléter et mettre à jours les différents registres dans le cadre de la gestion contractuelle (inscriptions des contrats, préparation de bons de commande et suivis);
Effectuer des demandes de prix, l’achat de certains produits, l’acquisition de fournitures ou de matériels informatiques et réceptionner les commandes ;
Procéder à l’acquisition, au renouvellement et au suivi des contrats de service, à la mise à jour de l’inventaire des équipements et des licences;
Effectuer le décompte des heures et les suivis financiers pour les mandats en services professionnels et contrats externes;
Collaborer à la préparation du budget et des prévisions financières ;
Créer et maintenir des modèles et des formulaires électroniques.

Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Expérience3 à 5 ans